你是不是也有在公司組織中一層層往上爬,卻在錯綜複雜的組織圖中,越爬越感覺迷路的經驗呢?

在跨國外商常見的 matrix organization (矩陣型組織結構),常常讓第一次升上中高階主管職的經理人「不確定自己的角色」。其實這種彈性組織結構,既有縱向的匯報管理功能,又融合橫向的產品或專案協作功能,卻容易讓人有「我到底有幾個老闆啊?」的困惑。

那種感覺,就像被推上一場舞台劇,知道自己的角色名稱,卻不知道該站在哪裡、怎麼走位、怎麼跟其他角色互動。

以我曾任職過的跨國美妝集團的為例,對一位在台灣分公司的行銷經理來說,雖然名義上只有一位直屬老闆有權依據本地業務內容評定績效、核定薪資,但也不能忽略對亞太區域總監、甚至對巴黎總部品牌總監匯報的間接責任。尤其是越往上走,能影響升遷和跨國職位調度的就越不僅是直屬老闆而已,有些人看似遠在天邊,他的印象和評價說不定更攸關。


「管理者的角色是什麼」這個題目,上個世紀就有人研究過了 – 加拿大管理大師 Henry Mintzberg 根據對高階管理者的實務觀察,整理歸納出了「管理者的十種角色」。

這麼多年過去了,Henry Mintzberg 的理論依然毫不褪色,對很多管理顧問、企業教練來說仍然非常有參考價值。

然而在近年來全球化加速的趨勢下,矩陣型組織結構對國際職場上的經理人影響越來越大。所以,我想帶大家一起從「跨國外商的日常」,來重新檢視一下管理教科書的經典理論,或許能找到更多新穎的啟示呢!


管理者的多重角色

「管理者」這一個職銜,其實包含了許多不同性質的角色,各自肩負不同類型的任務。根據 Henry Mintzberg 的理論,可以歸納為三大類,總共十種角色,而且彼此息息相關、缺一不可,因為就算只少了一種也會導致其他角色或功能不彰。

Interpersonal 人際關係類角色

1. Figurehead 掛名者

簡單講,就是在各大場合代表團隊的「門面」。延伸到跨國外商的日常,就是一個主管在社交技巧和形象管理方面的能力,因為「有頭有臉」的主管,才能更好地為團隊形成好印象,這甚至能關係到底下部署將來的升遷,因為黑掉的主管底下真的很難出明日之星。

2. Leader 領導者

做好了門面,還得有實力。這第二個角色,就是在任何企業類型中都很重要的領導能力:訂定明確目標,透過組織、激勵、溝通、培訓等方式,帶領團隊達成績效要求。

3. Liaison 聯絡者

主管的人脈建立也很重要,以便幫助團隊建立公司內外的協作網絡,「打好關係」才更好做事。做行銷的人遇到專案快爆炸時,一定都很高興老闆突然掏出一張名片說:「你打電話給這個代理商,用我的名義,這部份他們很強可以很快搞定」超級事半功倍!在外商做行銷主管,如果還跟幾個其他國家的主管相熟,讓部屬可以更容易拿到其他國家的資料參考,一定深得團隊愛戴!

Informational 資訊類角色

4. Monitor 監督者

對外「監視、監聽」各種市場上或公司內的趨勢變化、消息、事件… 懂得分析、過濾、判斷,若有任何會影響團隊的情況發生,才能及時反應。對內則監督團隊的工作過程和成果,乃至於團隊成員的身心狀態。法國人對小道消息有個有趣的說法:走廊上的雜音,主管在監督者這個角色上,就是個坐在辦公桌前工作,還一邊耳聽八方的人。

5. Disseminator 傳播者

主管肩負串連團隊內部及外部訊息的橋樑,要有足夠的敏感度去解讀開會的結論或高層指令。特別是很多「高層傳達下來的訊息」或「只有主管才能出國開的會」,一定要透過他事後解說傳達,底下的人才會知道現在的策略方向或政治風向,不會悶頭瞎忙。

6. Spokesperson 發言者

主管在許多場合,例如對內的會議或對外的媒體發佈會,都需要以「官方立場」代表團隊發言,讓團隊之外的人能正確理解團隊的方向、計畫、成效等。在跨國外商常見的戲碼,就是分享 local best practice,幫團隊績效打廣告,也等於是為自己的績效作見證。

Decisional 決策類角色

7. Entrepreneur 創業者

主管這個角色不能只用守成的態度想著「做好手頭上的事就行了」,而需要以企業家精神制訂策略、發起變革,保持團隊與時俱進,不斷提升組織效能。「組織變革」在許多跨國外商中是家常便飯,組織圖拿來大筆一揮就改了。這其中,除了跟企業總體策略方向調整有關,常常跟人事調動中,考量到新主管本身的條件也很有關!一個想把團隊做大的主管,上面真的可能會給他越來越多人和業務,一個只想守成的主管,在競爭激烈的跨國外商中,很快就職權縮水了。

8. Disturbance handler 危機處理者

遇到非預期的問題,或緊急事件,主管就是暴風雨中的掌舵者。其中聆聽、溝通、衝突處理 (conflict management)的能力,在危機時最為重要。

9. Resource Distributor 資源分配者

資源涵蓋的不只是預算而已,設備、人力、時間… 都需要妥善的分配,以便團隊能順利達成任務。許多跨國外商的文化都很重視員工培訓,甚至出國上課或輪調,偏偏公司總是資源有限,於是這也成了一個主管在資源分配上特別需要花心思的部分,要能眼光精準地找出值得投資的部屬,又要平衡其他人的心態。

10. Negotiator 談判者

當團隊與外部之間的協作關係出問題時,主管就成了居中協調的人。其實主管要出頭幫忙達成共識通常不是很難,最難的往往是「說不」。大家都不希望協調的結果,每次都是退讓然後把更多重擔抱回來給團隊增加工作。

回到文章開頭提到的,跨國外商常見的「矩陣型公司組織」狀況,從這十個角色來解構,「主管」這個人設是不是更清晰一些了呢?

其實,關鍵就在於不能只盯著「行政從屬關係」來工作,而要有更宏觀、彈性的眼光,去經營各種面向的人際關係和合作網絡,懂得取得資訊、分析過濾資訊、使用資訊,使資訊的處理和掌握,成為做好主管工作和未來職場發展的助力

定義你自己的角色

雖然明白了主管扮演的角色,很多人仍然會困擾自己的「適切位置」的底在哪裡?害怕變成夾心餅乾,或是在左右搖擺中站錯隊…

如果,那個「適切的位置」根本不是從外界來定義的呢?

每個人都是獨一無二的,有獨特的性格、經歷、能力和技術組合… 所以其實就算職稱相同,就算所謂的「管理者的十種角色功能」都相同,每一個人坐上那個位置時,也不會成為一模一樣的主管。

Henry Mintzberg 的理論,只客觀地描述了一個主管的技術功能。然而,我認為更重要的是每一個主管本人懷抱的願景、使命感、核心價值觀。一個重視公平、責任的主管,和一個重視友誼、分享的主管,兩者的「管理風格」一定不會相同,營造出來的團隊風氣也不會相同。再加上公司本身的願景和文化與主管本身風格的交互影響,就會產生更多差異了。

所以,事實上,並不是人去套用到某個既定的位置框架上,而是那個位置的詮釋,會隨著人而改變,甚至連看似最僵硬的職權都可能因此被調整。

在討論主管的技術功能之前,更關鍵的是先深刻地了解自己,並且定義自己在職場上的角色,也就是刻畫出更清晰的職場個人品牌 – 我的職場個人品牌代表了怎樣的願景、熱切地追求怎樣的使命、重視哪些價值 (我推崇的價值和我的底線)。這些,都會大大影響一個人的專業人脈經營、溝通方式、決策和領導風格。

記得我剛出社會不久時,常常覺得「主管好像都沒在做什麼事」。直到自己坐上那個位置,才發現超多事超勞心。

看過我的職涯故事的人或許能懂我此刻的心情:坦白說,直到今天我都自己獨立創業了,還是非常感恩過去十五年來,在企業界職涯路上曾遇過的許多老闆。多少次他們嚴格又不失耐心地教導我、在危機處理中為我遮風擋雨、運用資源將我推上更大的國際舞台…。後來我自己的管理風格,也一直有著這些前老闆們的影子。人生中能遇到幾個比自己還對自己有信心的前輩,真是一份很大的祝福,我也總是期許自己能用同樣的信心,為年輕的後輩做些什麼,繼續傳遞這份祝福。

不知道你看完本文的體悟是什麼呢?歡迎來粉絲團分享你的感受,聊聊你的故事!


 

歡迎預約 « 首次免費諮詢 »

藉由40分鐘左右的視訊對談,您可以立即體驗多項教練效果:

✓ 初步分析您所處的情境
✓ 評估適合您的教練服務類型
✓ 就您的議題界定具體目標
✓ 初步盲點突破,為您帶來新思維甚或行動方向

✓ 解答您對教練服務的疑問,更認識我身為專業教練的理念教練技術方法

   我要預約免費諮詢 ❯❯  


© 2020 Kyria Chun-yin Dagorne / Reinventing Carrière Coaching
版權所有,一般轉載請註明本站網址出處,商用網站、營利及印刷用途請與作者聯絡取得授權。