線上協作管理工具,是遠距工作和數位時代不可或缺的好幫手!身為一個專案管理 + 流程組織 + 視覺美感偏執狂ClickUp 一直是我的「個人工作管理 + 團隊協作管理」好幫手!和 Notion、Slack、Trello 相比,ClickUp 非常直覺簡單的介面、漂亮的色彩,都更深得我心,而且總是不停地優化體驗、推出新功能 (使用者都學來不及的那種新功能開發速度)。

我想透過這篇文章介紹 免費版的 ClickUp 的基本功能,以及如何利用這些功能,把待辦事項、行事曆、專案流程、記事本一次集中管理!

本文內容 (2022 全文更新):

  • 一步步帶你設定免費帳戶
  • 上手關鍵:了解「層級管理」概念
  • 如何用 ClickUp 整理龐雜的待辦事項
  • 如何用 ClickUp 管理專案進度流程
  • 如何用 ClickUp 管理行事曆
  • ClickUp 的筆記本功能

身為獨立工作的教練,不但要跟客戶、教練同業、合作夥伴約時間、經營社群製作內容、設計課程和工作坊、還要記得報稅等雜事… 而且每一位一對一的教練客戶,都要能清楚地追蹤進步狀態,記得每次談話重點,長期客戶關係管理更是重要!

我原本是非常紙本,去哪裡都帶著行事小本本,書桌旁也一堆檔案夾的人。我在創業之前的 15 年主要從事品牌創建行銷等工作,雖然專案繁雜,但一直有配合得很好的各種團隊和助理。直到獨立創業了,才發現一個人完全管不來這麼多事!也是在那時,我開始研究各種線上 task management 工具,最後是 ClickUp 成了我的虛擬全方位助理!

如果你需要同時管理好「工作及私人行事曆、待辦事項、專案流程、記錄創意點子」,那 ClickUp 能將這四大面向集中到同一個平台的特性,會非常適合你,而且免費版就已經足夠

(這是我的推薦連結,歡迎你使用它來註冊。這樣如果有一天你想升級成付費版,可以享有第一年 85 折優惠價喔!)

設定你的免費帳號、整體外觀

在 ClickUp 開一個免費帳戶真的很簡單,只要一個 e-mail 帳號就行了,也不用綁信用卡 (將來想升級成付費帳戶時才需要付款方式的資料)。

開了免費帳戶後,就會進入幾個簡單的設定步驟:

1. Customize your avatar 設定用戶形象:你可以上傳一張大頭照、你的個人公司 logo (左邊),或是使用名字的縮寫當用戶形象 – 使用名字縮寫的話,可以選擇一個喜歡的顏色來代表你 (右邊)。

2. Choose your favourite color 選擇操作界面的主題顏色:ClickUp 的界面基本上是很乾淨的白色,這個顏色主要會出現在按鈕、強調等地方。

3. Do you want to add any personal apps for yourself 連結其他線上工具:這部分可以先跳過,因為之後隨著你的使用習慣,隨時都可以很輕易地連結其他工具,不用一開始就設定好。

4. 選擇你是個人使用,或是團隊使用:先選擇「個人使用」就行了,上手之後,將來若有需要加團隊再改。

5. 選擇啟用模板:分為 Simple – Intermediate – Advanced 三個程度。第一次使用者,選擇 Simple 即可,之後再根據自己的工作習慣調整,因為 ClickUp 個人化的功能非常強大,不用擔心。

到這邊,你會看到界面長得像下圖:

畫面中預設待辦事項,點開看裡面的說明,就是一些最基本的操作介紹。懂了就可以刪掉或改成你自己的事項。

一時還無法掌握也沒關係,下文我都會談到重點。

在這個畫面中,我建議大家先練習「調整顯示方式成你喜歡的樣子」:點擊待辦事項最右邊的「+」符號,就會出現一排選單 (如下圖紅框標示)。在任何項目打勾,或取消打勾,就可以在這個條列事項畫面中,設定資訊欄位 (column),決定有哪些訊息你想要一眼望去、不用點進去項目細節就能看到

請先不要點開右半邊的 New Column。那是開放你自製想要的待辦事項標籤方式,可以是文字、選單、標籤等,花樣很多。但免費版限制 100 uses (設立、更改、刪除都各算一次 use),而且其實左半邊的選項就已經很多了,所以一開始還不熟悉時先不用急著自製。

我建議先選擇顯示 Status (事項狀態)、Start date (預計起始日)、Due date (預計結束日)、Assignee (指定人) 這四個欄位,後面的教學會用到。然後,左右拖曳各個欄位到想要的顯示順序。

欄位加好之後,可以再進一步調整排列、顯示每一筆資料的方式。點擊右上角的眼睛圖示 Show,會出現下圖的小選單:

我通常會選擇把 closed task 和 closed subtasks (即已完成事項、子事項) 關掉不顯示,畫面會比較乾淨。而 Subtask parent names (母事項名稱) 和 Tasks in Multiple Lists (同時存在於多個清單上的事項) 則開啟顯示。

之後點擊 Group by (上圖紫色標示處) 可以設定本畫面中,每一筆待辦事項的排列方式,根據你的目的和邏輯設定就行了。例如選擇 “Group by : due date” 的話,就會從最急的往下排到最不急的。

調整完畢後,記得按下畫面右下角的 Save (如果將來你有團隊,也可以選擇只把這種排列顯示偏好存給你自己,不動到其他人看到的畫面)。忘記存取的話,離開再回來這個清單,樣貌又會回到之前的樣子!

如果待辦事項很大一串,但你只想看某一類內容,也可以用 “Filter” 篩選。

上手關鍵:層級管理概念

ClickUp 是一個 task management 線上工具,所以要用得順手,得先了解它整理資料的邏輯:層級管理概念 Space > Folder > List > Task > Subtask

你的 ClickUp 中的所有層級,都列在左邊欄位中。

每一列的「+」符號按下去 (下圖紅框標示處),都能新增下一層級的資料夾或清單。每一列的「・・・」符號按下去,可以透過 Sharing & permissions 分享給別人看,也可以點擊小鉛筆圖示更改名稱。

最高層級是 Sapce (免費版可以開 5 個),舉例來說,可以開工作、學習計畫、私人生活、部落格等四個空間。Sapce 的「・・・」按下去,點擊 Space settings 旁的小鉛筆 可以幫它改名字,點擊 Color & Avatar 可以設定這個空間的小圖示和顏色

每個 Space 底下可以開無 Folder 檔案夾,數量不限。 Folder 之下又可以再開無限數量的 List 清單,而每個清單列表中,都可以在畫面右邊開無限制的 Task 事項。

點擊 List 左邊的「虛線圓圈」,可以設定 List 的顏色。這對於設定行事曆很有幫助,之後再細談。

如何用 ClickUp 整理待辦事項

ClickUp 界面的右下角有一個很明顯的「+ Task」按鈕,按下去就能建立待辦事項。

紅框標示處:除了鍵入事項名稱,也要記得指定你要將這個事項放在哪一個 List 中。「For」如果有指定你自己,之後才會出現在你的行事曆中。

粉紅框標示處:點擊設定事件的預計起迄時間。

你也可以先進入某一個清單列表,按下列表畫面中的「+ New task」開新事項。打下標題就可以按「SAVE」。

完成建立新事項後,就可以按事項標題,進入項目細節的畫面 (如下圖)。左上角可以看見檔案路徑,右半邊灰底的部分,有你每一次的更動歷史紀錄。

你可以在 Description 速記一些備忘內容 — 建議用英文寫,因為目前這裡的中文輸入常常有 bug 會無法換行,中文化優化還在進行中。

然後,按右上角 DUE DATE 可以更改起迄時間,甚至利用 Set recurring 選項把事項設定成定期重複出現 (例如每週一都要跟老闆開會、每週三都要寫一篇報告、每週五下班要去買菜)。

如果只設定 Due Date,之後在行事曆上就會在截止日期時間顯示項目標題。如果有 Start Date 也有 Due Date,之後在行事曆上就會顯示時間區塊。

每個事項中,還可以設定 Subtask 子事項和 Checklist,以及加入夾帶檔案 (如下圖)。

子事項的用途,就是例如在「星期五開會」這個項目底下,要記得「星期三就要做好簡報寄給老闆確認」,那就可以設定一個子項目,因為算是同一件事,但有不同的截止日期

而 Checklist 就更好用了!特別適合用在「有很多步驟」的事項,因為它設定一次之後,可以存成範本 (如上圖,點擊 CHECKLIST 右邊的「・・・」,然後選 Save as Template),下次再開類似事項,可以直接套用,再也不怕漏了一步!

像我的每一個客戶服務 program 都要記得簽約、確認款項、開發票等。又例如一個 Youtuber 的「發布新影片」事項裡,可能包含了寫稿、佈置場景、錄影、剪輯、上傳、分享到臉書… 等一連串很細的步驟,每次都要重新想又怕疏漏,而且其中有些步驟可能不是他本人做,但又沒必要把每一個步驟都變成獨立的待辦事項,變得東一塊西一塊,每次都要重想重設定。這時,就可以用 Checklist,並且把別人該做的步驟指定給負責人。

最下面的 Attachments 可以上傳相關檔案。免費版 ClickUp 有空間限制,所以其實可以在上面 Description 的地方,貼你的 Google Drive 等雲端檔案連結就好。

如何用 ClickUp 管理專案進度流程

待辦事項的內容和起迄日期時間設定好了,接下來就是要有效追蹤進度!

我們回到 List 待辦事項列表,最上方可以增加不同的 View — 這也是 ClickUp 最強大的地方!同樣的一串待辦事項,透過不同的 View (觀看方式),將許多種不同需求整合到同一個界面!

ClickUp 預設的是 List view 和 Board view。前者就是你已經調整好顯示方式的待辦事項清單列表,Board view 則是我在這一段要介紹的「專案進度流程」管理利器。另外還有許多其他不同的觀看方式,各有用處。但免費版可無限制使用的 List、Board、Calendar 三種就已經非常夠用了!其他那一大串特異功能,免費版有些不能用,或者限制 100 uses (增加、更改、取消其內容都各算一次 use),詳情請見 ClickUp 方案比較表

我們進入 Board view,會看到預設的只有「TO DO 待辦、COMPLETE 完成」兩個陽春進程。按下 TO DO 的「・・・」,選擇「Edit statuses」設計你想要的流程。

如下圖,左邊有一整排預設模板。或者,你也可以選 Custom 自己設計,甚至點最下方藍色的 + New template 設計一個模板,之後套用在別的待辦事項中設計好你想要的流程後,記得按下 Save!

設計流程非常簡單,可以改名稱、改顏色、增加進程,拖曳換位置。

根據 ClickUp 的邏輯,DONE STATUSES 意思是事項完成,但事件尚未結束,這個項目依然會出現在你的各種清單列表和行事曆中。只有 COMPLETE 才算事件結束,會從你的清單和行事曆中消失,除非你規定它必須顯示把它叫出來。我因此習慣把 COMPLETE 改名字成 CLOSED。

你可以把每一個 Status 設計成有前後順序的連續動作,例如:Idea、Open project、Check、Validate、Publish、Closed。

也可以設計成沒有因果順序關係,只是用來代表不同狀態,例如:To do、Scheduled (有約定日期)、To contact (得聯絡交涉)、To sign (得簽署文件)… 因為某些事情的特性,可能過程中會在這些不同狀態中反覆跳來跳去。

設計好流程之後,就可以回到 Board view,就會看到你的每一個待辦事項就像一張張卡片,可以直接拖曳幫他們左右換狀態位置藉由上方的 Sort by,可以改變卡片由上到下的排列順序,例如 Sort by due date 就會從最急到最不急。同樣地,改變顯示方式之後要記得按 Save。

你也可以回到待辦事項清單 (List view),去 Status 欄位修改個別狀態。或者進入待辦事項的細節畫面,在裡面更改 Status 狀態。

如何用 ClickUp 管理行事曆

前面幾步都做得很順手後,行事曆管理就變得很簡單了!

只要在「+ View」增加 Calendar 觀看方式,就會看到所有的待辦事項按照日期時間顯示在行事曆上。建議到 ClickUp 左側檔案列表的 Everything,把 Calendar 打開 pin view,這樣一來,這個地方就變成名符其實的行事曆了!Everything 就是能以直昇機視角,一次看到你的 ClickUp 空間中所有事件的地方。

然後,按右上角的「Settings」,選擇你想要行事曆上出現哪些細節 (例如要不要顯示 Subtasks 子事項)、時間以 AM/PM 或 24H 制顯示…。我建議一定要打開 Show future recurring tasks,不然你設定了定期待辦事項,行事曆上卻沒有,容易發生以為自己有空其實沒空的問題。

另外,我個人喜歡 Color tasks by 設定成 List — 還記得之前談到 Space > Folder > List 時,有提到 List 前方那的「虛線圓圈可以設定顏」色嗎?它的用處就在這裡!根據顏色分類,你的行事曆就不會花花綠綠的,看顏色就知道這個項目是從哪一類清單出來的,不然有時看事件標題其實分不出來。例如「咖啡約」,可以知道是公事還是朋友約,端看你設定的 List 顏色類別。

設定項目最下面一項 Sync with calendar,點進去可以設定跟你的 Google agenda、Apple iCalendar、Outlook 連結,更方便整合所有行程安排。

記得更改完顯示方式後,要按下上方中央的 Save。

這樣,一份清楚美觀,隨著待辦事項進程同步更新的行事曆就完成囉!

ClickUp 的筆記本功能

ClickUp 界面的左邊欄位點擊「Docs」,就會來到筆記本的空間。

如下圖,按右上角「+New Doc」即可開一本新的筆記本,並且透過「Share」按鈕指定這本筆記本要跟誰共同觀看。

你可以透過紅框標示處的「Add page」插入新頁,變成好像一本書一樣。

筆記內容可以是段落、表格、check list 等。可能因為中文化還在進行中的關係,目前用英文輸入比用中文輸入順得多。

也可以透過 Settings 設定筆記本的編輯外觀、指定放在哪一個資料夾或待辦事項清單中。

希望 ClickUp 也能成為你的好幫手!

我真的沒想到這篇文章可以寫到這麼長!但基本上每天都會用到的精華功能,應該都談到了。

有機會我再來專門寫一篇,我如何用 ClickUp 做客戶管理、經營社群媒體吧。對於個人品牌經營者、專業服務人士、創業者應該都很有幫助!

ClickUp 真的有極高的客製化潛能,每個人依據自己的需求,都能玩出不同的花樣。期待你來粉絲團與我分享你的用法和創意,給我更多靈感喔!


© Kyria Chun-yin Dagorne / Reinventing Carrière Coaching
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