線上協作管理工具，是遠距工作和數位時代不可或缺的好幫手！身為一個專案管理 + 流程組織 + 視覺美感偏執狂，ClickUp 一直是我的「個人工作管理 + 團隊協作管理」好幫手！和 Notion、Slack、Trello 相比，ClickUp 非常直覺簡單的介面、漂亮的色彩，都更深得我心，而且總是不停地優化體驗、推出新功能 (使用者都學來不及的那種新功能開發速度)。

我想透過這篇文章介紹 免費版的 ClickUp 的基本功能，以及如何利用這些功能，把待辦事項、行事曆、專案流程、記事本一次集中管理！

本文內容 (2023 全文更新)：

• 一步步帶你設定免費帳戶
• 上手關鍵：了解「層級管理」概念
• 如何用 ClickUp 整理龐雜的待辦事項
• 如何用 ClickUp 管理專案進度流程
• 如何用 ClickUp 管理行事曆
• ClickUp 的筆記本功能

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設定你的免費帳號、整體外觀

在 ClickUp 開一個免費帳戶真的很簡單，只要一個 e-mail 帳號就行了，也不用綁信用卡 (將來想升級成付費帳戶時才需要付款方式的資料)。

開了免費帳戶後，就會進入幾個簡單的設定步驟：

1. Customize your avatar 設定用戶形象：你可以上傳一張大頭照、你的個人公司 logo (左邊)，或是使用名字的縮寫當用戶形象 – 使用名字縮寫的話，可以選擇一個喜歡的顏色來代表你 (右邊)。

2. Choose your favourite color 選擇操作界面的主題顏色：ClickUp 的界面基本上是很乾淨的白色，這個顏色主要會出現在按鈕、強調等地方。

3. Do you want to add any personal apps for yourself 連結其他線上工具：這部分可以先跳過，因為之後隨著你的使用習慣，隨時都可以很輕易地連結其他工具，不用一開始就設定好。

4. 選擇你是個人使用，或是團隊使用：先選擇「個人使用」就行了，上手之後，將來若有需要加團隊再改。

5. 選擇啟用模板：分為 Simple – Intermediate – Advanced 三個程度。第一次使用者，選擇 Simple 即可，之後再根據自己的工作習慣調整，因為 ClickUp 個人化的功能非常強大，不用擔心。

到這邊，你會看到界面長得像下圖：

畫面中預設待辦事項，點開看裡面的說明，就是一些最基本的操作介紹。懂了就可以刪掉或改成你自己的事項。

一時還無法掌握也沒關係，下文我都會談到重點。

在這個畫面中，我建議大家先練習「調整顯示方式成你喜歡的樣子」：點擊待辦事項最右邊的「+」符號，就會出現一排選單 (如下圖紅框標示)。在任何項目打勾，或取消打勾，就可以在這個條列事項畫面中，設定資訊欄位 (column)，決定有哪些訊息你想要一眼望去、不用點進去項目細節就能看到。

請先不要點開右半邊的 New Column。那是開放你自製想要的待辦事項標籤方式，可以是文字、選單、標籤等，花樣很多。但免費版限制 100 uses (設立、更改、刪除都各算一次 use)，而且其實左半邊的選項就已經很多了，所以一開始還不熟悉時先不用急著自製。

我建議先選擇顯示 Status (事項狀態)、Start date (預計起始日)、Due date (預計結束日)、Assignee (指定人) 這四個欄位，後面的教學會用到。然後，左右拖曳各個欄位到想要的顯示順序。

欄位加好之後，可以再進一步調整排列、顯示每一筆資料的方式。點擊右上角的眼睛圖示 Show，會出現下圖的小選單：

我通常會選擇把 closed task 和 closed subtasks (即已完成事項、子事項) 關掉不顯示，畫面會比較乾淨。而 Subtask parent names (母事項名稱) 和 Tasks in Multiple Lists (同時存在於多個清單上的事項) 則開啟顯示。

之後點擊 Group by (上圖紫色標示處) 可以設定本畫面中，每一筆待辦事項的排列方式，根據你的目的和邏輯設定就行了。例如選擇 “Group by : due date” 的話，就會從最急的往下排到最不急的。

調整完畢後，記得按下畫面右下角的 Save！ (如果將來你有團隊，也可以選擇只把這種排列顯示偏好存給你自己，不動到其他人看到的畫面)。忘記存取的話，離開再回來這個清單，樣貌又會回到之前的樣子！

如果待辦事項很大一串，但你只想看某一類內容，也可以用 “Filter” 篩選。

上手關鍵：層級管理概念

ClickUp 是一個 task management 線上工具，所以要用得順手，得先了解它整理資料的邏輯：層級管理概念 Space > Folder > List > Task > Subtask。

你的 ClickUp 中的所有層級，都列在左邊欄位中。

每一列的「＋」符號按下去 (下圖紅框標示處)，都能新增下一層級的資料夾或清單。每一列的「・・・」符號按下去，可以透過 Sharing & permissions 分享給別人看，也可以點擊小鉛筆圖示更改名稱。

最高層級是 Sapce (免費版可以開 5 個)，舉例來說，可以開工作、學習計畫、私人生活、部落格等四個空間。Sapce 的「・・・」按下去，點擊 Space settings 旁的小鉛筆 可以幫它改名字，點擊 Color & Avatar 可以設定這個空間的小圖示和顏色。

每個 Space 底下可以開無 Folder 檔案夾，數量不限。 Folder 之下又可以再開無限數量的 List 清單，而每個清單列表中，都可以在畫面右邊開無限制的 Task 事項。

點擊 List 左邊的「虛線圓圈」，可以設定 List 的顏色。這對於設定行事曆很有幫助，之後再細談。

如何用 ClickUp 整理待辦事項

在 ClickUp 界面的右下角有一個很明顯的「+ Task」按鈕，按下去就能建立待辦事項。

紅框標示處：除了鍵入事項名稱，也要記得指定你要將這個事項放在哪一個 List 中。「For」如果有指定你自己，之後才會出現在你的行事曆中。

粉紅框標示處：點擊設定事件的預計起迄時間。

你也可以先進入某一個清單列表，按下列表畫面中的「+ New task」開新事項。打下標題就可以按「SAVE」。

完成建立新事項後，就可以按事項標題，進入項目細節的畫面 (如下圖)。左上角可以看見檔案路徑，右半邊灰底的部分，有你每一次的更動歷史紀錄。

你可以在 Description 速記一些備忘內容 — 建議用英文寫，因為目前這裡的中文輸入常常有 bug 會無法換行，中文化優化還在進行中。

然後，按右上角 DUE DATE 可以更改起迄時間，甚至利用 Set recurring 選項把事項設定成定期重複出現 (例如每週一都要跟老闆開會、每週三都要寫一篇報告、每週五下班要去買菜)。

如果只設定 Due Date，之後在行事曆上就會在截止日期時間顯示項目標題。如果有 Start Date 也有 Due Date，之後在行事曆上就會顯示時間區塊。

每個事項中，還可以設定 Subtask 子事項和 Checklist，以及加入夾帶檔案 (如下圖)。

子事項的用途，就是例如在「星期五開會」這個項目底下，要記得「星期三就要做好簡報寄給老闆確認」，那就可以設定一個子項目，因為算是同一件事，但有不同的截止日期。

而 Checklist 就更好用了！特別適合用在「有很多步驟」的事項，因為它設定一次之後，可以存成範本 (如上圖，點擊 CHECKLIST 右邊的「・・・」，然後選 Save as Template)，下次再開類似事項，可以直接套用，再也不怕漏了一步！

像我的每一個客戶服務 program 都要記得簽約、確認款項、開發票等。又例如一個 Youtuber 的「發布新影片」事項裡，可能包含了寫稿、佈置場景、錄影、剪輯、上傳、分享到臉書… 等一連串很細的步驟，每次都要重新想又怕疏漏，而且其中有些步驟可能不是他本人做，但又沒必要把每一個步驟都變成獨立的待辦事項，變得東一塊西一塊，每次都要重想重設定。這時，就可以用 Checklist，並且把別人該做的步驟指定給負責人。

最下面的 Attachments 可以上傳相關檔案。免費版 ClickUp 有空間限制，所以其實可以在上面 Description 的地方，貼你的 Google Drive 等雲端檔案連結就好。

如何用 ClickUp 管理專案進度流程

待辦事項的內容和起迄日期時間設定好了，接下來就是要有效追蹤進度！

我們回到 List 待辦事項列表，最上方可以增加不同的 View — 這也是 ClickUp 最強大的地方！同樣的一串待辦事項，透過不同的 View (觀看方式)，將許多種不同需求整合到同一個界面！

ClickUp 預設的是 List view 和 Board view。前者就是你已經調整好顯示方式的待辦事項清單列表，Board view 則是我在這一段要介紹的「專案進度流程」管理利器。另外還有許多其他不同的觀看方式，各有用處。但免費版可無限制使用的 List、Board、Calendar 三種就已經非常夠用了！其他那一大串特異功能，免費版有些不能用，或者限制 100 uses (增加、更改、取消其內容都各算一次 use)，詳情請見 ClickUp 方案比較表。

我們進入 Board view，會看到預設的只有「TO DO 待辦、COMPLETE 完成」兩個陽春進程。按下 TO DO 的「・・・」，選擇「Edit statuses」設計你想要的流程。

如下圖，左邊有一整排預設模板。或者，你也可以選 Custom 自己設計，甚至點最下方藍色的 + New template 設計一個模板，之後套用在別的待辦事項中。設計好你想要的流程後，記得按下 Save！

設計流程非常簡單，可以改名稱、改顏色、增加進程，拖曳換位置。

根據 ClickUp 的邏輯，DONE STATUSES 意思是事項完成，但事件尚未結束，這個項目依然會出現在你的各種清單列表和行事曆中。只有 COMPLETE 才算事件結束，會從你的清單和行事曆中消失，除非你規定它必須顯示把它叫出來。我因此習慣把 COMPLETE 改名字成 CLOSED。

你可以把每一個 Status 設計成有前後順序的連續動作，例如：Idea、Open project、Check、Validate、Publish、Closed。

也可以設計成沒有因果順序關係，只是用來代表不同狀態，例如：To do、Scheduled (有約定日期)、To contact (得聯絡交涉)、To sign (得簽署文件)… 因為某些事情的特性，可能過程中會在這些不同狀態中反覆跳來跳去。

設計好流程之後，就可以回到 Board view，就會看到你的每一個待辦事項就像一張張卡片，可以直接拖曳幫他們左右換狀態位置。藉由上方的 Sort by，可以改變卡片由上到下的排列順序，例如 Sort by due date 就會從最急到最不急。同樣地，改變顯示方式之後要記得按 Save。

你也可以回到待辦事項清單 (List view)，去 Status 欄位修改個別狀態。或者進入待辦事項的細節畫面，在裡面更改 Status 狀態。

如何用 ClickUp 管理行事曆

前面幾步都做得很順手後，行事曆管理就變得很簡單了！

只要在「＋ View」增加 Calendar 觀看方式，就會看到所有的待辦事項按照日期時間顯示在行事曆上。建議到 ClickUp 左側檔案列表的 Everything，把 Calendar 打開 pin view，這樣一來，這個地方就變成名符其實的行事曆了！Everything 就是能以直昇機視角，一次看到你的 ClickUp 空間中所有事件的地方。

然後，按右上角的「Settings」，選擇你想要行事曆上出現哪些細節 (例如要不要顯示 Subtasks 子事項)、時間以 AM/PM 或 24H 制顯示…。我建議一定要打開 Show future recurring tasks，不然你設定了定期待辦事項，行事曆上卻沒有，容易發生以為自己有空其實沒空的問題。

另外，我個人喜歡把 Color tasks by 設定成 List — 還記得之前談到 Space > Folder > List 時，有提到 List 前方那的「虛線圓圈可以設定顏」色嗎？它的用處就在這裡！根據顏色分類，你的行事曆就不會花花綠綠的，看顏色就知道這個項目是從哪一類清單出來的，不然有時看事件標題其實分不出來。例如「咖啡約」，可以知道是公事還是朋友約，端看你設定的 List 顏色類別。

設定項目最下面一項 Sync with calendar，點進去可以設定跟你的 Google agenda、Apple iCalendar、Outlook 連結，更方便整合所有行程安排。

記得更改完顯示方式後，要按下上方中央的 Save。

這樣，一份清楚美觀，隨著待辦事項進程同步更新的行事曆就完成囉！

ClickUp 的筆記本功能

在 ClickUp 界面的左邊欄位點擊「Docs」，就會來到筆記本的空間。

如下圖，按右上角「＋New Doc」即可開一本新的筆記本，並且透過「Share」按鈕指定這本筆記本要跟誰共同觀看。

你可以透過紅框標示處的「Add page」插入新頁，變成好像一本書一樣。

筆記內容可以是段落、表格、check list 等。可能因為中文化還在進行中的關係，目前用英文輸入比用中文輸入順得多。

也可以透過 Settings 設定筆記本的編輯外觀、指定放在哪一個資料夾或待辦事項清單中。

希望 ClickUp 也能成為你的好幫手！

我真的沒想到這篇文章可以寫到這麼長！但基本上每天都會用到的精華功能，應該都談到了。

有機會我再來專門寫一篇，我如何用 ClickUp 做客戶管理、經營社群媒體吧。對於個人品牌經營者、專業服務人士、創業者應該都很有幫助！

ClickUp 真的有極高的客製化潛能，每個人依據自己的需求，都能玩出不同的花樣。期待你來粉絲團與我分享你的用法和創意，給我更多靈感喔！

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