身為一個專案管理 + 流程組織 + 視覺美感偏執狂，ClickUp 一直是我的「個人工作管理 + 團隊協作管理」好幫手！其實我本來以為它不像 Trello、Notion、Asana 那麼知名，但最近一次與其他在法國工作的台灣人聚會中，無意間發現好多人都有興趣。於是我就認真地，決定寫一篇「基礎入門篇」，介紹一下免費版的 ClickUp 有哪些妙用！

本文內容：

• 一步步帶你設定免費帳戶
• 上手關鍵：了解「層級管理」概念
• 如何用 ClickUp 整理龐雜的待辦事項
• 如何用 ClickUp 管理專案進度流程
• 如何用 ClickUp 管理行事曆

這篇文章是在 2020 年 12 月發表的。由於 ClickUp 總是不停地優化體驗、推出新功能 (使用者都學來不及的那種新功能開發速度)，所以幾個月後才查閱這篇文章的人，看到的畫面有可能與我的圖有些輕微差異。如果有任何查缺補漏、更新、分享，都歡迎來我的 Facebook 粉絲團 一起討論喔！

設定你的免費帳號

在 ClickUp 開一個免費帳戶真的很簡單，只要一個 e-mail 帳號就行了，也不用綁信用卡 (將來想升級成付費帳戶時才需要付款方式的資料)。

開了免費帳戶後，就會進入幾個簡單的設定步驟。

1. Customize your avatar 設定用戶形象：你可以上傳一張大頭照、你的個人公司 logo (左邊)，或是使用名字的縮寫當用戶形象 – 使用名字縮寫的話，可以選擇一個喜歡的顏色來代表你 (右邊)。

2. Choose your favourite color 選擇操作界面的主題顏色：ClickUp 的界面基本上是很乾淨的白色，這個顏色主要會出現在按鈕、強調等地方。

3. Do you want to add any personal apps for yourself 連結其他線上工具：這部分可以先跳過，因為之後隨著你的使用習慣，隨時都可以很輕易地連結其他工具，不用一開始就設定好。

4. 選擇你是個人使用，或是團隊使用：先選擇「個人使用」就行了，上手之後，將來若有需要加團隊再改。

5. Pick a template 選擇模板：ClickUp 為各行各業的人，都設計了不同的模板懶人包，節省從零開始設定工作平台的時間。第一次使用者，我建議選最上方的 Quick start template 就好了，簡單明瞭，之後再根據自己的工作習慣調整。

到這邊，你會看到界面長得像下圖：

其實 Quick Start 這個模板的一連串待辦事項，就是一些最基本的操作介紹。可以一個個點開看裡面的說明跟著玩，就像新買的電玩遊戲，總會有一個「試試各種能力」的環節。懂了就可以刪掉或改成你自己的事項。

一時還無法掌握也沒關係，下文我都會談到重點。

在這個畫面中，我建議大家先練習「調整顯示方式成你喜歡的樣子」：如下圖，按下右上角紅色圈起來的那個「+」，就會出現一排選單。在左半邊任何項目打勾，或取消打勾，就可以在這個條列事項畫面中，設定資訊欄位 (column)，決定有哪些訊息你想要一眼望去、不用點進去項目細節就能看到。

請先不要點開右半邊的 Enable Custom Fields to create new columns。那是開放你自製想要的 task 標籤方式，可以是文字、選單、標籤等，花樣很多。但免費版限制 100 uses (設立、更改、刪除都各算一次 use)，而且其實左半邊的選項就已經很多了，所以一開始還不熟悉時先不用急著自製。

我建議先加上 Start date、Status 這兩個欄位，後面的教學會用到。然後，拖曳各個欄位到想要的顯示順序。

欄位加好之後，可以再進一步調整排列、顯示每一筆資料的方式：

右上角的「・・・」按下去，會出現下圖的小選單。我通常會選擇把 closed task 和 closed subtasks (即已完成事項) 關掉不顯示，畫面會比較乾淨。

旁邊的 Subtasks，可以依照個人喜好，決定要不要顯示。

而 Group by 可以設定每一筆待辦事項的排列方式，根據你的目的和邏輯設定就行了。例如 Group by due date 的話，就會從最急的往下排到最不急的。

調整完畢後，記得按下畫面上方中央的紅色 Save for everyone (如果將來你有團隊，也可以選擇只把這種排列顯示偏好存給你自己，不動到其他人看到的畫面)。忘記存取的話，離開再回來這個清單，樣貌又會回到之前的樣子！

如果待辦事項很大一串，但你只想看某一類內容，也可以用左上角的小漏斗 Filter by 篩出最相關的事項，或用視窗右上角的放大鏡，關鍵字搜尋整個 ClickUp 空間。

上手關鍵：層級管理概念

ClickUp 是一個 task management 線上工具，所以要用得順手，得先了解它整理資料的邏輯：層級管理概念 Space > Folder > List > Task > Subtask。

最高層級是 Sapce (免費版可以開 5 個)，舉例來說，可以開工作、學習計畫、私人生活、部落格等四個空間。Sapce 的「・・・」按下去，選擇 Space setting 可以幫它改名字、選擇小圖示和顏色等等。

每個 Space 底下可以按「+」開無限制的 Folder 檔案夾 (如上圖中的 Quick Start)，其下再按「+」開無限制的 List 清單 (如上圖中的 Quick Start Template)，而每個清單列表中，再按「+ New task」開無限制的 Task 事項。

Folder 和 List 的「・・・」按下去，可以點連結圖示，分享給別人看到。也可以點筆圖示更改名稱。而 List 左邊的虛線圓圈，點下去可以設定 List 的顏色。這對於設定行事曆很有幫助，之後再細談。

如何用 ClickUp 整理待辦事項

在 ClickUp 界面的右下角有一個很明顯的「+ Task」按鈕，按下去就能建立待辦事項，要記得指定你要將這個事項放在哪一個 List 中。

你也可以先進入某一個清單列表，按下列表畫面中的「+ New task」開新事項。打下標題就可以按「SAVE」。

然後按項目標題，進入項目細節的畫面 (如下圖)。左上角可以看見檔案路徑，右半邊灰底的部分，有你每一次的更動歷史紀錄。

你可以在 Description 速記一些備忘內容 – 建議用英文寫，因為目前這裡的中文輸入常常有 bug 會無法換行，中文化的使用者體驗優化還在進行中。

然後，按右上角 DUE DATE 進入設定事項的起訖時間，甚至利用 Set recurring 選項把事項設定成定期重複出現 (例如每週一都要跟老闆開會、每週三都要寫一篇報告、每週五下班要去買菜)。如果只設定 Due Date，之後在行事曆上就會在截止日期時間顯示項目標題。如果有 Start Date 也有 Due Date，之後在行事曆上就會顯示時間區塊。

每個事項中，還可以設定 Subtask 子事項和 Checklist，以及加入夾帶檔案 (如下圖)。

子事項的用途，就是例如在「星期五開會」這個項目底下，要記得「星期三就要做好簡報寄給老闆確認」，那就可以設定一個子項目，因為算是同一件事，但有不同的截止日期。

而 Checklist 就更好用了！特別適合用在「有很多步驟」的事項，因為它設定一次之後，可以存成範本 (上圖中的 Save as Template)，下次再開類似事項，可以直接套用，再也不怕漏了一步！像我的每一個客戶服務 program 都要記得簽約、確認款項、開發票等。又例如一個 Youtuber 的「發布新影片」事項裡，可能包含了寫稿、佈置場景、錄影、剪輯、上傳、分享到臉書… 等一連串很細的步驟，每次都要重新想又怕疏漏，而且其中有些步驟可能不是他本人做，但又沒必要把每一個步驟都變成獨立的待辦事項，變得東一塊西一塊，每次都要重想重設定。這時，就可以用 Checklist，並且把別人該做的步驟指定給負責人。

最下面的 Attachments 可以上傳相關檔案。免費版 ClickUp 空間限制 100mb，所以其實可以在上面 Description 的地方，貼你的 Google Drive 等雲端檔案連結就好。

如何用 ClickUp 管理專案進度流程

待辦事項的內容和起訖日期時間設定好了，接下來就是要有效追蹤進度！

我們回到待辦事項列表，最上方可以增加不同的 View – 這也是 ClickUp 最強大的地方！同樣的一串待辦事項，透過不同的 View (觀看方式)，將許多種不同需求整合到同一個界面！

ClickUp 預設的是 List view 和 Board view。前者就是你已經調整好顯示方式的待辦事項清單列表，Board view 則是我在這一段要介紹的「專案進度流程」管理利器。另外還有許多其他不同的觀看方式，各有用處。但免費版可無限制使用的 List、Board、Calendar 三種就已經非常夠用了！其他那一大串特異功能，免費版有些不能用，或者限制 100 uses (增加、更改、取消其內容都各算一次 use)，詳情請見 ClickUp 方案比較表。

我們進入 Board view，會看到預設的只有「待辦、完成」兩個陽春進程。按下 TO DO 的「・・・」，選擇「Edit statuses」設計你想要的流程。

來到這個畫面中，點下左邊 Custom 就會出現一整排預設模板。或者，你也可以用 Custom 自己設計，甚至點最下方藍色的 + Add Template 設計一個模板，之後套用在別的待辦事項中。

設計流程非常簡單，可以改名稱、改顏色、增加進程，拖曳換位置。根據 ClickUp 的邏輯，DONE STATUSES 意思是事項完成，但事件尚未結束，這個項目依然會出現在你的各種清單列表和行事曆中。只有 COMPLETE 才算事件結束，會從你的清單和行事曆中消失，除非你規定它必須顯示把它叫出來。我因此習慣把 COMPLETE 改名字成 CLOSED。

你可以把每一個 Status 設計成有前後順序的連續動作，例如：Idea、Open project、Check、Validate、Publish、Closed。

也可以設計成沒有因果順序關係，只是用來代表不同狀態，例如：To do、Scheduled (有約定日期)、To contact (得聯絡交涉)、To sign (得簽署文件)… 因為某些事情的特性，可能過程中會在這些不同狀態中反覆跳來跳去。

我還看過更驚人的，是某位家事達人，設定吸地板、拖地、擦窗戶等待辦事項，把這些 Statuses 設計成客廳、房間、廚房、浴室…！

設計好流程之後，就可以回到 Board view，就會看到你的每一個待辦事項就像一張張卡片，可以直接拖曳幫他們左右換狀態位置。藉由上方的 Sort by，可以改變卡片由上到下的排列順序，例如 Sort by due date 就會從最急到最不急。同樣地，改變顯示方式之後要記得按 Save。

你也可以回到待辦事項清單，去 Status 欄位修改個別狀態。或者進入待辦事項的細節畫面，在裡面更改 Status 狀態。

下次開新的待辦事項時，就可以同時設定好它的起始進程狀態了。

如何用 ClickUp 管理行事曆

前面幾步都做得很順手後，行事曆管理就變得很簡單了！

只要增加 Calendar view，就會看到所有的待辦事項按照日期時間顯示在行事曆上。建議到 ClickUp 左側檔案列表的最上方 Everything，把 Calendar 打開 pin view，這樣一來，這個地方就變成名符其實的行事曆了！Everything 就是能以直昇機視角，一次看到你的 ClickUp 空間中所有事件的地方。

然後，按右上角的「・・・」，選擇你想要行事曆上出現哪些細節、時間以 AM/PM 或 24H 制顯示。我建議一定要打開 Show recurring tasks，不然你設定了定期待辦事項，行事曆上卻沒有，容易發生以為自己有空其實沒空的問題。

另外，我個人喜歡把 Color tasks by 設定成 List – 還記得之前談到 Space > Folder > List 時，有提到 List 前方那的虛線圓圈可以設定顏色嗎？它的用處就在這裡！根據顏色分類，你的行事曆就不會花花綠綠的，看顏色就知道這個項目是從哪一類清單出來的，不然有時看事件標題其實分不出來。例如「咖啡約」，可以知道是公事還是朋友約，端看你設定的 List 顏色類別。

在「・・・」左邊，可以分享你的行事曆給助理或是另一半看，以月曆還是週曆顯示… 記得更改完顯示方式後，要按下上方中央的 Save。

最後，在「・・・」那一長串清單的最下面一項 Sync with calendar，點進去可以設定跟你的 Google agenda、Apple iCalendar、Outlook 連結，更方便整合所有行程安排。

這樣，一份清楚美觀，隨著待辦事項進程同步更新的行事曆就完成囉！

最後一個小 Bonus

ClickUp 其實也有一個簡單的筆記本功能，雖然不是它的主打項目，還是可以介紹一下。

在 ClickUp 界面的左下角，有一個像 word 文件的圖示，按下去就會進入下圖畫面。按右上角 New Doc 即可開一本新的筆記本，並且指定這本筆記本要跟誰共同觀看。除此之外，你也可以在特定的 List 裡面加上 Document view，就會有一本指定在那個位置的筆記本，而在這個所有筆記本的畫面中同樣能找到。

按 + New Doc 會出現下圖這個畫面，你可以在左側列表中加頁 (紅色圈起來的地方)，變成好像一本書一樣。筆記內容可以是段落、表格、check list 等。可能因為中文化還在進行中的關係，目前用英文輸入比用中文輸入順得多。

希望 ClickUp 也能成為你的好幫手！

我真的沒想到這篇文章可以寫到這麼長！但基本上每天都會用到的精華功能，應該都談到了。

有機會我再來專門寫一篇，我如何用 ClickUp 做客戶管理、經營社群媒體吧。對於「單人服務業」類型的顧問、教練、講師等同業，應該很有幫助！

ClickUp 真的有極高的客製化潛能，每個人依據自己的需求，都能玩出不同的花樣。期待你來粉絲團與我分享你的用法和創意，給我更多靈感喔！

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